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¿Por qué Implementar Workflow?

Promueve el cambio organizacional: el Workflow define tareas, roles, pasos y reglas en el sistema organizacional. Por lo tanto, se necesita menos participación humana para administrar los procesos de negocios. Además, los Workflows hacen que la comunicación sea más eficiente a través del intercambio de documentos, notificaciones y una mejor comprensión del proceso. Esto puede promover el trabajo en equipo entre los departamentos comerciales y entre los miembros del equipo. Los Workflows agregan cohesión a los grupos de personas con diversas habilidades y experiencias. 

Fomenta el Mejoramiento de los Procesos de Negocio: los Workflows hacen que las organizaciones reevalúen y redefinan sus procesos. Después del análisis, cada proceso se mejora antes de establecer la arquitectura del Workflow. Esto se hace para evitar las malas prácticas. El mejoramiento de los procesos reduce el tiempo de procesamiento, mejora la calidad y el valor de los productos o servicios y aumenta la flexibilidad. 

Permite la simulación del flujo de trabajo, la toma de decisiones adecuada y el enrutamiento de documentos: la tecnología de Workflow permite crear prototipos o versiones piloto de un flujo de trabajo determinado. Esto simplifica las pruebas de flujo de trabajo y las pruebas para que se realicen rápidamente antes de la fase de producción. En cuanto a la toma de decisiones y la creación de reglas, un sistema de gestión de flujo de trabajo puede ayudar mucho. Puede permitirle formular reglas para cada paso para determinar cómo se procesará, enrutará, rastreará y regulará la información. Por ejemplo, se pueden generar notificaciones por correo electrónico una vez que se alcanza un hito determinado. Por último, esto puede introducir el enrutamiento de documentos al sistema. Por ejemplo, el sistema puede pasar un archivo adjuntándolo y pasándolo electrónicamente para que las personas puedan comentarlo individualmente.

Diagrama de flujo proceso servicio al cliente creado en Blizwork

Definición Clara de los Procesos de Negocios: La implementación de un Workflow en primer lugar necesita que exista una clara definición y entendimiento del proceso de negocio que se quiere automatizar. Cada actividad, que trata el Workflow, estará asociada con un Colaborador o a una aplicación informática. Luego, se crearán reglas para establecer cómo progresará cada actividad en el flujo de trabajo. Asimismo, se establecerán controles para regir cada actividad. Una vez generado el Workflow se verificará que este cumple con las requerimientos del negocio, y después se pasará a la operación del día a día.

  • Diseño e implementación Proceso Implementación Workflows.

  • Capacitación Colaboradores en el diseño y generación de Workflows.

  • Generación de hasta tres (3) Workflows.

  • Provee la funcional para diseñar, generar y operar Workflows.

  • Es una herramienta de desarrollo con los conceptos Low Code / No Code incorporados.

  • Provee mecanismos para integrar transacciones desde distintas aplicaciones y ERP.

  • La implementación de WorkFlow requiere que el proceso que automatizará, total o parcialmente, esté previamente definido. Esto propicia la adopción de BPM –Business Process Management.

  • El control de flujo que implementa un Workflow asegura el cumplimiento de los procedimientos y reglas de negocio.

Características

Reducción de Costos

 

     Los ahorros de costos inducidos por la automatización toman forma de varias maneras. Primero, con la automatización adecuada del flujo de trabajo, las empresas simplemente se vuelven más productivas. Pueden ampliar las operaciones o servir mejor a los clientes existentes. 

     En segundo lugar, la capacidad de integrar varias aplicaciones en un flujo de trabajo a menudo permite a las empresas eludir las soluciones heredadas –legacy. La eliminación de soluciones antiguas ayuda a las empresas a simplificar sus carteras tecnológicas. 

  Y en tercer lugar, las herramientas de diseño visual de bajo código ayudan a las organizaciones a crear aplicaciones personalizadas de una manera sencilla e intuitiva. Los componentes preconfigurados y reutilizables permiten a las empresas crear rápidamente la aplicación exacta que necesitan, cuando la necesitan.

Ahorro de Tiempo

    El dinero no es lo único que se desperdicia debido a procesos ineficientes. Las horas de los empleados a menudo se consumen en trabajos repetitivos y automatizables. Un ejemplo: en un informe especial, Gartner estimó que el 30 % del trabajo de contabilidad manual realizado para corregir errores antes de un cierre financiero podría evitarse mediante el uso de la automatización.

     Tendencias similares son válidas en muchas otras funciones de negocio. En pocas palabras, los procesos manuales y las tareas tediosas consumen tiempo innecesariamente y son perjudiciales para cualquier empresa. Por lo tanto, no sorprende que Gartner prediga que el 69 % del trabajo rutinario realizado por los agentes estará completamente automatizado para 2024.

Gobernanza, Riesgos y Cumplimiento

     Disponer de un mecanismos para la generación de Workflows posibilita que las preocupaciones en torno a la gobernanza, riesgos (seguridad) y el cumplimiento pueden disiparse.

     Trabajar a través de una única plataforma de automatización que registra acciones automáticamente significa que puede registrar y revisar fácilmente datos críticos. Esto mejora enormemente la auditabilidad y ayuda a garantizar que cada paso de su proceso, construido con las herramientas de la plataforma, cumpla con las definiciones de proceso, las reglas de negocio y las regulaciones.

Simplificación, Colaboración

 

 

    La automatización del flujo de trabajo, mediante Workflow,  mejora la colaboración al proporcionar herramientas de diseño visual simplificadas que le permiten integrar a los Colaboradores de diferentes equipos en el mismo proceso sin problemas.

     Con sistemas de notificación automatizados y flujos de trabajo claramente diseñados, los miembros del equipo se etiquetan solo cuando se los necesita y entienden de inmediato lo que deben hacer. La implementación de este estilo de automatización y el trabajo a través de una plataforma única donde todo se simplifica puede mejorar enormemente la colaboración en cualquier empresa. 

Impacto Positivo

 

 

    La automatización del flujo de trabajo es flexible y cada uno de los primeros cuatro beneficios antes señalados puede afectar a toda la empresa. Cuando se hace bien, la automatización puede simplificar enormemente cualquier proceso de negocio incluidos algunos procesos más complejos que requieren el pensamiento humano.

     Con la automatización, los Colaboradores de todos los departamentos pueden usar sus habilidades únicas para un trabajo más gratificante, mientras que la automatización se ocupa de las tareas onerosas y repetitivas.

Beneficios

Implementación Workflow

El Servicio Implementación de Workflows provisto por Artion, implementa  Workflows soportados por la aplicación Blizwork.

Un Workflow es la automatización de un proceso de negocio, sea parcial o totalmente, durante el cual documentos, información o tareas son pasados desde un participante a otro para la ejecución de otra acción, de acuerdo a un conjunto de reglas de negocio o políticas. 

El Servicio esta diseñado para lograr dos objetivos fundamentales: generar y dejar funcionando dos o tres Workflows, y capacitar a los Colaboradores para que ellos queden en condiciones de continuar generando más Workflows.

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