Oficina de Proyectos - PMO

"La Oficina de Proyectos es estructura organizacional  que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con los proyectos y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas”

www.pmi.org

Durante los últimos quince años, el concepto de Oficina de Proyectos, en adelante PMO  por su sigla en inglés, ha ido ganando popularidad en múltiples industrias y tipos de organizaciones en diferentes partes del mundo. De 2000 a 2005, las PMO solo eran comunes a las grandes empresas multinacionales. A partir de 2005, el concepto comenzó a extenderse a las organizaciones locales, pero se asoció en gran medida con las industrias de la construcción, la tecnología de la información o las telecomunicaciones. Solo en los últimos cinco años se ha comprendido la importancia de la PMO y su relevancia para prácticamente todos los sectores, ya sean privados o públicos, gubernamentales o organizaciones sin fines de lucro. Sin embargo, las disparidades en la comprensión de qué es una PMO y qué puede y debe hacer por una organización son amplias. 

ARTION provee el servicio PMO para que las empresas puedan comenzar incorporar esta forma de gestionar proyectos de una manera efectiva, disminuyendo riesgos, y capacitando a los responsables de de proroyectos de la organización, mediante el learning by doing.

Características

La función principal de una PMO, y que ARTION puede proveer, es apoyar a los gerentes de proyecto en una variedad de formas que pueden incluir, pero no se limitan a:

 

  • Gestión de recursos, en particular personas, compartidos en todos los proyectos administrados por la PMO.

  • Identificar y desarrollar la metodología, las mejores prácticas y los estándares de gestión de proyectos, según sea su tipo y tamaño.

  • Coaching, tutoría, formación y supervisión

  • Seguimiento del avance, cumplimiento de las normas, políticas, procedimientos y plantillas de gestión de proyectos mediante revisiones periódicas.

  • Desarrollar y administrar políticas de proyectos, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida.

  • Coordinar la comunicación entre proyectos

  • Apoyar la Gestión del Cambio.

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Beneficios

  • Mayor Precisión: la PMO aumenta la precisión de los proyectos en términos de presupuesto, recursos y cronograma asociados con ellos. Al ser preciso o predecible, se asegurará de que sus proyectos tengan menos probabilidades de fracasar y también de que los equipos de proyecto tengan más probabilidades de ser consistentes

  • Ahorro de Costos: directamente relacionado con el punto anterior, los ahorros de costos son definitivos cuando la precisión entra en la ecuación. Al ser más preciso desde el principio del proyecto hasta el final, reducirá las posibilidades de que sea necesario realizar cambios. Hacer cambios en los proyectos es donde tiende a gastar dinero que no ha sido presupuestado.

  • Desarrollar Estándares: una PMO garantiza que las organizaciones desarrollen y apliquen estándares en todos los ámbitos, lo que conduce a una mejora en la experiencia y uniformidad en la gestión de proyectos en todo el equipo del proyecto. Estos estándares se desarrollan a través de la recopilación y análisis de datos, informes, plantillas, comunicación, por nombrar solo algunos.

  • Decisiones - Decisiones - Decisiones: Una PMO proporciona una plataforma para una buena toma de decisiones al vincular los planes estratégicos con los resultados corporativos. Esto permitirá que las organizaciones logren más éxito dentro de sus proyectos.

  • Control de Proyectos: La PMO se destaca en el control de proyectos a través de sus procesos establecidos, procedimientos y comunicación efectiva. Este control ayudará a la organización a lograr sus metas y objetivos estratégicos.

  • Asistencia de Recursos: la PMO puede ayudar a una organización con cualquier problema de recursos. Al examinar las habilidades de los gerentes de proyecto disponibles, la PMO puede asignar al gerente de proyecto ideal al proyecto ideal.

  • Soporte Constante: una PMO tiene una visión general de la cartera de proyectos de una organización y, por lo tanto, tiene la capacidad de respaldar al equipo de gestión de alto nivel. La PMO proporciona a la administración de alto nivel información sobre una serie de áreas, como la planificación y el control, que los respaldarán durante la duración del proyecto. En pocas palabras, una PMO busca aportar un sentido de organización y repetición al proyecto y a los equipos detrás de él. Los beneficios clave son la precisión, el ahorro de costos, la estandarización general y la seguridad, por nombrar solo algunos.

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