Gestión Financiera TI
Updated: Sep 21, 2022
Sea porque los costos de la digitalización están elevando los presupuestos de tecnología, tanto en pesos absolutos como en porcentaje de los gastos operativos, o porque las condiciones de la economía lo exigen, el presupuesto TI es objeto de revisión, que en la práctica termina con la instrucción de reducir en un determinado porcentaje, sin precisar en qué reducir.
El escenario anterior significa en la práctica:
Que se deja a discreción de TI cuáles ítems se reducirán para cumplir con la instrucción.
El Negocio no participa en las decisiones de reducción, en general por falta de interés y/o de información. En consecuencia, no evalúa el impacto en cuestión.
Cualquiera sea la situación, una reducción de presupuesto implica tener en consideración como afecta al negocio en sus resultados. Y, si consideramos la situación inversa: un aumento del presupuesto TI, también es necesario determinar cómo éste afecta la generación de valor.
Esto lleva a replantearse cómo se hace la Gestión Financiera del Área TI, de manera de tener una información exacta, fiable y transparente que pueda ser ocupada tanto por el Negocio como por TI cuando se presupuesta o se analiza un nuevo producto o proyecto. En otras palabras, la gestión financiera TI es imprescindible que sea considerada en cada análisis de presupuesto de la empresa, por la simple razón que sin TI no hay operación posible ni rentable, y por otra el negocio entiende de números no de bits.
Llegó el momento de iniciar el camino:
De la Planificación Financiera al Retorno de la Inversión
Los líderes tecnológicos necesitan comunicar el valor de TI y mantener en línea los costos, al mismo tiempo que crean y mantienen la confianza. En consecuencia, necesitan más visibilidad de los flujos financieros totales de los servicios de TI para comprender la carga de presupuesto que las unidades comerciales específicas imponen a TI.
Para ayudar al éxito de esta transición existe el marco de referencia –framework– para la Gestión Empresarial de Tecnología, cuya sigla en inglés es TBM (Technology Business Management) que ayuda a las empresas a integrar TI en la organización, con el objetivo de administrar el área de TI como una unidad de negocios.
La idea de administrar TI como una unidad de negocios es un cambio reciente en el mundo corporativo. En el pasado, TI normalmente funcionaba como una unidad independiente y estaba separada de los principales objetivos de negocio. Hoy en día, la tecnología es la base de muchas empresas y casi todas las unidades de negocio y colaboradores necesitan acceso a aplicaciones, hardware, sistemas internos y comunicaciones.
Esto ha desplazado a la Tecnología de la Información al centro del negocio, obligando a los ejecutivos a tenerla en cuenta junto con la tecnología de procesos de negocios en la toma de decisiones.
El marco TBM no está diseñado para ser un método prescriptivo que seguir por las empresas. Más bien, las empresas deberían adoptar TBM como un esfuerzo de colaboración para establecer un proceso de gestión empresarial que respalde a toda la organización. Es un proceso que debe crecer con la organización, no uno que define o restringe el negocio.
Las empresas que adoptan el marco TBM pueden ver más claramente el valor de sus inversiones en TI y tomar decisiones más inteligentes sobre cómo asignar recursos en toda la empresa.
TBM es desarrollado por el TBM Council y se sustenta en los principios básicos siguientes:
Posicionar el negocio por valor: definir la propuesta de valor. ¿Qué valor aporta a los clientes, otras empresas y usuarios finales?
Mejora continua: la integración en los procesos del día a día es clave para el éxito de TBM.
Crear una cultura de transparencia: usar los datos de gasto, consumo y capacidad para obtener información significativa sobre el negocio.
Crear patrones de comportamiento de consumo: usar conocimientos en toda la empresa para influir en el comportamiento de gasto y consumo.
Entregar valor: implementar métodos rentables para crear valor.
Planeación y gobierno: tener un plan de negocios estratégico que alinee presupuesto y valores.
Conocer el costo: para rendir al máximo y cómo mantener los costos bajos con las mejores prácticas.
Optimizar las carteras: para garantizar que entregan valor de la manera más eficiente.
Invertir en innovación: requerir innovación para reducir los costos sin dejar de ser competitivo.
Crear una empresa ágil: responder rápidamente a las amenazas internas o externas, así como a los cambios en el mercado general.
Y los beneficios que se pueden lograr implementando TBM son:
Pone el valor en perspectiva: Con TBM, el área TI comprende su valor y su posición en la empresa, lo que pone de relieve el valor monetario que proporciona TI en toda la organización.
Crea una hoja de ruta para la mejora: TBM es estratégico y las mejores prácticas exigen que se cree una hoja de ruta donde TI sea la fuerza impulsora para la mejora continua. Debido a esto, las empresas que implementan el marco TBM funcionan de manera más eficiente.
Aprovecha los beneficios de conocer el costo y el consumo: TBM tiene un fuerte enfoque en el costo y el consumo, y el papel que desempeña en la entrega de valor general, por ejemplo:
Informa la demanda comercial, lo que permite a las empresas adelantarse a las necesidades de los clientes.
Descubre el importante costo de los datos de negocio que utilizan las empresas para ahorrar dinero e innovar su infraestructura tecnológica.
Permite a las empresas alinear el presupuesto con los objetivos de TI, asegurando que la organización esté impulsada por TI, al mismo tiempo que brinda valor a los clientes dentro del alcance monetario de la organización.
Fomentar un tiempo de respuesta ágil: Debido a que TBM informa la planificación para el gobierno y las operaciones diarias, los equipos pueden responder rápidamente a las amenazas y los cambios del mercado que afectan el negocio, sabiendo que están siguiendo el plan correcto para tener éxito. Esto es impulsado por una cultura de transparencia.