Procesos TICA

"Un Proceso de Negocios es un sistema estructurado, con un conjunto específico de actividades diseñadas para producir una salida especifica ya sea para un cliente o un mercado particular.  Implica un énfasis fuerte en cómo el trabajo se hace dentro de una organización"

Tomas H. Davenport 

 

 

El área TICA al igual que cualquier área de la empresa tiene procesos de “negocio” mediante los cuales organiza su actividad y generación de valor. 

¿Un Proceso TICA es distinto a un Proceso de Negocio?

No

La diferencia está en el ámbito de aplicación, luego BPM es la disciplina que se aplica para su diseño.

 

A partir del ciclo de vida de un proceso de negocio podemos clasificar su estado atendiendo al nivel de formalización o no formalización. Entendiendo por formalizados los procesos que están debidamente modelados, documentados y en uso conforme a los lineamientos estratégicos de la organización. 

Estados de un Proceso

As-Is

Es el estado  de un proceso que corresponde al ahora. Es como el proceso opera antes que se le haga algún cambio o mejoramiento. Representa a la realidad del trabajo del día-a-día, que casi siempre es distinta de la “documentación” disponible. Para tener un As-Is que efectivamente represente la realidad es necesario hacer un Levantamiento.

Gaps

Gaps es el conjunto de modificaciones que es necesario hacer las As-Is para llegar al estado To-Be.

To-Be

Corresponde al estado deseado. Este tiene que estar establecido en un diseño debidamente documentado. Es el estado donde se quiere que esté el proceso. La acción para generar el To-Be es el Modelamiento.

Marcos de Referencia

Marco de Referencia –framework en inglés– define, en términos generales, un conjunto estandarizado de conceptos, prácticas y criterios para enfocar un tipo de problemática particular, que sirve como referencia para enfrentar y resolver nuevos problemas de índole similar. Para el modelamiento de los Procesos TICA los más comunes son: ITIL, COBIT y APQC.

Beneficios

Beneficios.png

Metodología para Formalizar Procesos

1. Identificación - Levantamiento

Es la primera acción de la Consultoría Diseño / Modelamiento y consiste en:

  • Generación de estructura de alto nivel de los procesos de negocios, en uso, para definir sus límites, sus responsables  y sus actores clave, los principales pasos, los problemas y las posibilidades de mejora.

​​

  • Establecer la relación con el modelo cadena de valor propiciado por el marco de referencia APQC. 

2. Mapa de Procesos

Esta etapa de la Consultoría se hace porque es necesario contar con:​​

  • El mapa de procesos de negocios, que es un marco —framework— utilizado para crear representaciones visuales de los procesos de negocios.

​​

  • Los mapas de procesos de negocios muestran la relación entre los pasos o tareas o acciones y, las entradas para producir un producto o servicio final.

​​

  • El mapeo de los procesos de negocios es una tarea de documentación referida a lo que hace una empresa, por qué hace lo que hace, cuál es el estándar para el éxito, quién es responsable y, cuándo y dónde se realizarán los diferentes pasos.

  • El mapeo de procesos de negocios promueve la transparencia, no solo para quienes están dentro de la empresa, sino también para todas las partes interesadas, especialmente aquellas involucradas en el cumplimiento —compliance.

3.1 Formalización

Esta acción de Consultoría se aplica a aquellos procesos que funcionan a un nivel aceptable. Y, que puede ser suficiente con formalizarlos a través del modelado y mapeo de procesos, documentación de: roles, responsabilidades, actividades principales y criterios de desempeño, y luego capacitando a los usuarios en el proceso ya  formalizado.

BPM_-_Documentación_Proceso.png

3.2 Optimización

  • Se aplica a los procesos que son deficientes en términos de costo, tiempos o calidad, y  que necesitan una optimización –mejora, ​pero no requieren una transformación mayor. Las recomendaciones pueden ser eliminar elementos en desuso, combinar tareas, realizar actividades en paralelo, automatizar partes del proceso o aplicar las mejores prácticas de la industria. El objetivo es reducir el tiempo del ciclo, mejorar la calidad y reducir los costos.

​​

  • Mejoramiento es lo mismo que Optimización de Procesos, en término de actividades a realizar, pero sobre un proceso que ya está formalizado y con cambios que no alteran mayormente el proceso. Es parte de la Mejora Continua propiamente tal.

3.3 Diseño

  • Trata sobre los procesos de negocios que están ​más allá de la reparación o que presentan un gran oportunidad de mejoramiento, mediante una transformación importante a través de un nuevo diseño.

​​

  • Aquí, facilitamos el pensamiento innovador y la aplicación de nuevas tecnologías para lograr mejoras múltiples en el rendimiento.

Más Información