Un Plan Estratégico para el área TICA (Tecnologías Información Comunica-ción Automatización) es un documento que detalla los procesos integrales de gestión empresarial, habilitados por la tecnología que una organización utiliza para guiar sus operaciones. Sirve como guía para la toma de decisiones relacionadas con TICA, para la priorización e implementación de tareas utilizándolo como marco de referencia [1].
¿Por qué el Plan Estratégico TICA es Importante?
Contar con Plan Estratégico TICA ayuda a tratar los tópicos siguientes [2]:
Analizar los objetivos estratégicos de la organización para alinear al área TICA con ellos.
Posibilita la delegación de la toma de decisiones, por medio de la participación de los ejecutivos y colaboradores en su generación.
Es una respuesta sistemática al cambio.
Provee parámetros para el pensamiento creativo.
Es una forma de abordar la Computación en Sombra /Shadow IT.
Ayuda al área TICA en la comunicación con la Alta Dirección.
Posicionamiento del Plan Estratégico en la Gestión TICA
Cada momento dedicado a la planificación ahorra tres o cuatro en la ejecución. Crawford Greenewalf ex presidente de DuPont Co.
Algunas compañías Fortune 500 y agencias gubernamentales han validado retornos de inversión de hasta un 700% como resultado de su inversión en la planificación estratégica de TI. Architecture & Governance Magazine
Características
Crea Capacidades
El producto de una estrategia para TICA es definir sus capacidades; las crea, modifica, alinea, define, prioriza, no solo las tecnologías o los sistemas, si no también los procesos de negocios y establece metas.
Sin embargo, estas capacidades de TICA son un medio para un fin: generar valor.
Genera Valor
El fin o el objetivo de una estrategia de TICA es crear valor, para el accionista, los stakeholders o el negocio.
Este objetivo no se cumple a menos que se maximice el valor, es decir, usar la menor cantidad de recursos y activamente crear la mayor cantidad de beneficios.
Este objetivo también requiere que este valor sea sostenible; el valor a corto plazo o efímero no es el objetivo de una estrategia. Por el contrario, simboliza un fracaso de la estrategia.
Existe por Definición
La estrategia de TICA utiliza un proceso iterativo para crear y alinear la capacidad de TICA con los requisitos del negocio.
Es un proceso, no un evento.
El Plan Estratégico TICA es la estrategia analizada, consensuada y formalizada, que se actualiza periódicamente.
Alineación
La clave es la alineación de la capacidad empresarial y de TICA, en lugar de diseñar TICA para abordar los requerimientos específicos de cada área de la organización.
La primera opción supone que ambas capacidades se conducen mutuamente.
La segunda supone que TICA atiende requisitos específicos de cada área; es decir, mantiene vigentes los silos de información.
Foco
La estrategia de TICA establece la dirección para la función de TICA en una organización.
Asegura que se gaste el presupuesto TICA en actividades de creación de valor para el negocio.
Asegura que el presupuesto se emplee para crear el máximo valor posible [3,4,5]
Elementos para Desarrollar el Plan Estratégico TICA
Generación, El proceso seguido para desarrollar un plan estratégico de TICA puede ser tan importante como el plan en sí. El desarrollo exitoso del plan estratégico de TICA debe seguir un proceso integral enfocado en obtener la participación completa de los interesados.
Priorización, Los planes estratégicos efectivos ayudan a garantizar que se puedan priorizar recursos y fondos limitados para los proyectos e iniciativas que brinden el mayor beneficio para la organización.
Patrocinio, El proyecto de Generación del Plan debe recibir el apoyo total de la alta dirección para que las partes interesadas comprendan la importancia del proyecto y le dediquen su tiempo y recursos.
Stakeholders, Dado que muchas partes interesadas participan en la financiación y la implementación de partes de un plan, es esencial obtener su aceptación, por ello es necesario hacerlos participar tanto como sea posible.
Plazo, La mayoría de los planes estratégicos de TICA son planes de tres a cinco años que contienen metas, objetivos y principios rectores.
Alineamiento TICA con la Estrategia de la Organización
¿Qué es Alineamiento?
Alinear las estrategias de la organización y de TICA implica algo más que combinarlas en un solo documento.
Todos los aspectos de la estrategia de TICA deben respaldar los objetivos del negocio.
La alineación no es responsabilidad exclusiva de TICA. Los líderes deben conocer sus recursos de TICA.
Implica comprender cómo la tecnología juega un papel en la efectividad del negocio. Y cómo puede afectar su competitividad, así como la velocidad de respuesta al cambio del mercado. [6]
¿Por qué ocurre el Desalineamiento?
El área TICA no tiene una comprensión clara de lo que es importante para el negocio.
La Alta Dirección no comprende el valor de TICA.
Los líderes no están dispuestos a dejar de usar tecnología obsoleta.
Las decisiones de TICA se toman por separado de las decisiones del negocio.
Beneficios
Todos están trabajando hacia un objetivo común.
TICA respalda la estrategia del negocio, agrega valor e impulsa el éxito.
Más fácil de controlar y gestionar los problemas de riesgo y cumplimiento.
Se cumple con las demandas de TICA de manera consistente y eficiente.
Aumenta la agilidad del negocio y le permite reaccionar a los cambios.
Crea una mayor integración y colaboración entre gerencias.
Alineamiento – Demanda
Modelo por Eventos
Este modelo esta diseñado para generar el Plan Estratégico TICA cuando se presenta una situación especial o cada 3 o 4 años, periodo considerado en la planificación.
Recopilación Entradas
Información entregada por los stakeholders.
Análisis de Clientes.
Análisis de Competencia.
Análisis de la Industria y Medioambiente.
Resultados de la Organización.
Análisis SWOT
Análisis Externo.
Oportunidades.
Amenazas.
Análisis Interno.
Fortalezas.
Debilidades.
Preguntas Estratégicas.
Temas Estratégicos.
Revisión Entradas
Con todos los Stakeholders de todas las Entradas.
Revisión del análisis SWOT.
Identificación de 3-4 elementos claves.
Definición Estrategia
Objetivos.
Estrategias Claves.
Objetivos de corto y largo plazo.
Planes Operacionales.
Revisión Final
Con todos los Stakeholders.
Revisión estrategias.
Revisión objetivos.
Revisión planes.
Ajustes de ser necesarios.
Modelo Iterativo
Este modelo se realiza permanente durante el año, asumiendo que el ambiente del negocio y de las tecnologías que utiliza la empresa están en cambio continuo.
Paso 1.
El proceso comienza con una fase de «Visión» en la que el liderazgo senior desarrolla las declaraciones de visión y misión a largo plazo. Este material y la «historia» de apoyo se entregan a la organización en una cumbre anual de liderazgo que reúne a los altos directivos y líderes de la organización para comunicar la dirección y las áreas de enfoque para el próximo año. La información del ciclo de planificación del año anterior se aprovecha para desarrollar la visión y la misión.
Paso 2.
La siguiente fase se centra en el desarrollo de una perspectiva empresarial y tecnológica a largo plazo para la organización. Durante esta fase, el equipo revisa las estrategias comerciales corporativas, las tendencias tecnológicas, las tendencias de los empleados, etc. para comprender mejor el entorno futuro que dará forma a la organización de TI y sus entregables. Esta información se revisa, discute y debate en una reunión de liderazgo de dos días que incluye tanto a representantes de TI como de unidades de negocio, y el resultado es un conjunto de direcciones estratégicas (o imperativos) de largo alcance para la organización. Las direcciones estratégicas proporcionan de manera efectiva metas más detalladas y tangibles que describen la «visión» del éxito.
Paso 3
El proceso implica un análisis del estado actual de todos los sistemas, procesos, inversiones, etc. de TI y los compara con la perspectiva a largo plazo del negocio para identificar brechas y recomendar ajustes a las áreas de enfoque y planes de gasto de TI.
Paso 4
Este paso comprende el desarrollo de las prioridades, las hojas de ruta y el plan de presupuesto e inversión del próximo año. El proceso de presupuestación hace referencia a los datos de los pasos 1-3.
Paso 5
Una vez que se aprueba el presupuesto anual, la información de los pasos 1 a 4 se utiliza para guiar el proceso de gobierno y las muchas decisiones tomadas en toda la organización para implementar el plan y los objetivos estratégicos de un año. Estas decisiones incluyen la contratación de proyectos, la selección de proveedores, el abastecimiento, las decisiones de compensación de inversiones, etc.
Paso 6
La fase final es el proceso de medición. Los resultados del proceso de planificación estratégica, los objetivos organizacionales y los planes de inversión deben reflejarse en las acciones de la organización y en el cuadro de mando integral para garantizar un ciclo cerrado[7].
Componentes del Plan Estratégico
Los elementos principales del Plan Estratégico TICA son:
Declaración de Misión. La declaración de misión es una expresión general e intemporal del propósito y aspiración de la organización, que aborda tanto lo que busca obtener como la forma de lograrlo. Es una declaración de por qué existe como organización.
Declaración de Visión. Esta declaración breve y concisa del futuro de la organiza-ción responde a la pregunta de cómo se verá la empresa dentro de cinco años o más.
Declaración de Valores. Estas declaraciones son creencias fundamentales durade-ras, apasionadas y distintivas. Son principios rectores que nunca cambian y son parte de la base estratégica.
SWOT. Es una vista resumida de su posición actual, específica-mente sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
Ventaja Competitiva. La ventaja competitiva incluye aquello en lo que la organización es mejor en comparación con la competencia.
Objetivos Estratégicos a Largo Plazo. Estos elementos del enfoque estratégico a largo plazo abarcan un horizonte temporal de tres años (o más). Responden la pregunta de en qué debes concentrarte para lograr tu visión.
Estrategias. Las estrategias son los métodos generales –formas de hacer– que se utilizan para alcanzar la Visión.
Objetivos / Prioridades / Iniciativas a Corto Plazo. Estos elementos convierten los objetivos estratégicos en objetivos de rendimiento específicos que se encuentran dentro del horizonte temporal de uno a dos años. Indican qué, cuándo y quién, y son medibles.
Elementos / Planes de Acción. Estas declaraciones específicas explican cómo se logrará un objetivo. Son los artefactos que mueven la estrategia a las operaciones y generalmente son ejecutadas por equipos o individuos dentro de uno o dos años.
Cuadro de Mando. Se utiliza un cuadro –dashboard– de mando para informar los datos de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y realizar un seguimiento de su rendimiento en relación con los objetivos mensuales.
Evaluación Financiera. Basada en el registro histórico y las proyecciones futuras, esta evaluación ayuda a planificar y predecir el futuro, lo que le permite obtener un control mucho mejor sobre el rendimiento financiero de la organización[8].
Cumplimiento
El término Cumplimiento describe la capacidad de actuar de acuerdo con una orden, un conjunto de reglas o una solicitud.
En el contexto del área TICA el cumplimiento opera en dos niveles:
Con respecto al Plan Estratégico TICA, mide el avance en la concreción de los objetivos.
SLA, Acuerdos de Niveles de Servicios establecidos con las áreas de Negocio.
Esta es una actividad que la puede hacer la Contraloría Interna de la Organización, y en caso que no exista o no tenga capacidad, será la propia área TICA que haga su análisis de Cumplimiento y lo informe a la Alta Dirección.
Referencias
[1] https://searchcio.techtarget.com/definition/IT-strategic-plan-information-technology-strategic-plan