Un Mapa de Capacidades, en el contexto empresarial, es una representación visual que identifica y muestra las habilidades, competencias y recursos clave de una organización. Este mapa ayuda a las empresas a comprender y gestionar sus capacidades internas de manera más efectiva para lograr sus objetivos estratégicos y obtener ventajas competitivas.
Tabla de Contenido
Capacidad
Aquí hay algunas pautas que le ayudarán a definir las Capacidades [1]:
Las Capacidades describen “qué”, no “cómo”, se hace algo. Por ejemplo, la gestión de cuentas es una capacidad porque describe que una empresa es capaz de gestionar a sus clientes. No describe quién administra las cuentas ni cómo y dónde se administran. Las Capacidades tienen resultados. Nuevamente, la gestión de cuentas funciona como ejemplo porque el resultado es la retención y lealtad del cliente.
Es necesario definir claramente las Capacidades. Si se identifica la administración de cuentas como una Capacidad, se debe definir «cuenta» y «administración». Esto puede ayudar a crear un lenguaje común.
La intención de una Capacidad es única. Por ejemplo, si tiene una Capacidad llamada Gestión de Clientes y otra llamada Gestión de Socios, podrían parecer la misma. Un cliente y un socio pueden ser la misma persona, pero los roles de cliente y socio son diferentes y requieren un conjunto diferente de Capacidades de Gestión.
Una Capacidad puede ser tangible o intangible. La fabricación de productos es una Capacidad empresarial tangible porque se puede ver la planta de la fábrica, la maquinaria y las personas que fabrican el producto. Una Capacidad intangible podría ser la descripción de la alineación de su empresa con los principios ágiles y su Capacidad para trabajar en un entorno ágil.
Características
Las características clave de un Mapa de Capacidades incluyen[2]:
Identificación de Capacidades Clave: El mapa destaca las habilidades y competencias específicas que son esenciales para el éxito de la organización. Esto puede incluir áreas como la tecnología, la innovación, la gestión de proyectos, la atención al cliente, la logística, entre otras.
Recursos Asociados: Junto con las Capacidades, se pueden identificar los recursos asociados, como activos físicos, conocimiento técnico, capital humano y tecnología, que respaldan y facilitan el desarrollo y la aplicación de esas Capacidades.
Relaciones y Sinergias: El mapa puede mostrar cómo las diferentes Capacidades se relacionan entre sí y cómo su combinación puede generar sinergias. Esto ayuda a la organización a aprovechar al máximo sus recursos y competencias.
Priorización Estratégica: Permite a la empresa priorizar sus inversiones y esfuerzos en el desarrollo de las Capacidades más críticas para alcanzar sus objetivos estratégicos.
Planificación y Toma de Decisiones: Ayuda en la planificación estratégica al proporcionar una visión clara de las fortalezas y debilidades internas. Facilita la toma de decisiones informadas sobre estrategias de crecimiento, adquisiciones, desarrollo de productos, entre otros.
Comunicación Interna y Externa: Puede ser una herramienta útil para comunicar a los colaboradores y partes interesadas externas las Capacidades y recursos fundamentales de la organización, lo que contribuye a una mejor alineación y comprensión de los objetivos.
Relación del Modelo de Capacidades con Modelo Operacional
¿Cómo se crea un Mapa de Capacidad Empresarial?
No existe un procedimiento único para crear Mapas de Capacidad Empresarial. Aquí sugerimos algunas pautas generales para ayudar a desarrollar el procedimiento que funcione.
1. Comenzar con la Cadena de Valor
La Cadena de Valor[3] incluye todos los pasos y procesos involucrados en llevar un producto o servicio desde su concepción hasta su lanzamiento al mercado. La información que se obtiene de una Cadena de Valor es un buen punto de partida para determinar cuáles son las Capacidades comerciales y cómo se alinean con actividades comerciales como la adquisición de materiales y equipos, la fabricación, la provisión de servicios, la gestión de recursos, la venta, y el marketing.
2. Alineación con la Industria y la Visión
Comprender qué impulsa su industria y enumerar las fortalezas de su empresa dentro del mercado. Describir cómo estas fortalezas se alinean con la visión de su programa respondiendo preguntas como:
¿Qué valor estás creando?
¿Qué clientes obtendrán el mayor valor del producto?
¿Quién interactúa con los clientes?
¿Quiénes son las partes interesadas clave?
¿Qué actividades se realizarán?
¿Qué costos podrían afectar el programa?
…
3. Levantamiento de las Capacidades
Reúna a los líderes y otros expertos en la materia, de su empresa, para compilar una lista priorizada de las Capacidades comerciales centrándose en lo siguiente:
Actividades relacionadas con el cliente, como incorporación, acceso a cuentas, retención, etc.
Actividades relacionadas con las partes interesadas, incluida la identificación de quiénes son las partes interesadas, la gestión de expectativas, etc.
Actividades relacionadas con la planificación: de inversiones, planificación fiscal, planificación de la venta, etc.
Actividades relacionadas con los canales de distribución como gestión de relaciones y gestión de servicio al cliente.
Actividades de apoyo empresarial como contabilidad, riesgo y cumplimiento.
Actividades relacionadas con la tecnología informática: gestión de informática, infraestructura, gestión de datos, etc.
Divida estas Capacidades en unidades más pequeñas y subcategorías. Luego determine cómo se relacionan entre sí. Esta actividad le ayuda a definir su marco empresarial y su arquitectura empresarial principal.
4. Superposición de Arquitectura Técnica y Empresarial
Su Mapa de Capacidades no solo debe incluir su Arquitectura Empresarial[4]. También debe incluir su arquitectura de TI. Esto garantiza que la gestión empresarial y de TI estén alineadas y hablen el mismo idioma mientras sus equipos trabajan para lograr los mismos objetivos.
5. Revisar y Priorizar
Revise las Capacidades definidas con las partes interesadas clave del negocio y de TI. Identificar lagunas y redundancias. Determine qué Capacidades tienen mayor valor para el cliente y asígneles mayor prioridad, luego avance hasta las Capacidades de menor prioridad.
Ejemplo 1: Mapa de Capacidades con indicadores de prioridades
Ejemplo 2: Mapa de Capacidades Simple
Comparación entre el Modelo de Porter y el Mapa de Capacidades
Es importante destacar que tanto el Modelo de Porter –Cadena de Valor– como el Mapa de Capacidades son herramientas valiosas en la estrategia empresarial, pero se enfocan en aspectos diferentes. El Modelo de Porter se centra en el entorno competitivo externo, mientras que el Mapa de Capacidades se enfoca en las capacidades y recursos internos de la organización. Ambos pueden utilizarse en conjunto para desarrollar estrategias sólidas y sostenibles.
Modelo de Porter vs. Mapa de Capacidades
Beneficios del Mapa de Capacidades
Los beneficios de utilizar un Mapa de Capacidades en una organización son significativos y pueden contribuir de manera importante al éxito estratégico. Aquí están algunos de los beneficios clave:
Claridad Estratégica: El Mapa de Capacidades proporciona una visión clara de las habilidades y recursos internos de la organización, lo que ayuda a definir y comunicar la estrategia de manera más efectiva.
Priorización de Recursos: Permite a la empresa identificar y priorizar las Capacidades críticas, lo que ayuda a asignar recursos, tiempo y presupuesto de manera más efectiva en áreas estratégicas.
Desarrollo de Ventajas Competitivas: Al comprender sus Capacidades únicas, una organización puede utilizar el mapa para desarrollar y mantener ventajas competitivas en su industria.
Toma de Decisiones Informadas: Facilita la toma de decisiones basadas en datos, ya que proporciona información sobre las fortalezas y debilidades internas que pueden influir en las estrategias y decisiones comerciales.
Mejora de la Eficiencia Operativa: Identifica áreas donde las Capacidades pueden optimizarse o mejorarse, lo que puede llevar a una mayor eficiencia y productividad.
Alineación de Recursos Humanos: Ayuda a las empresas a alinear sus equipos y talentos con las capacidades clave necesarias para el éxito estratégico.
Procesos de Negocios: Facilita la identificación de los procesos indispensables para la operación de la empresa, y la utilización de Marcos de Referencia para su diseño y especificación.
Facilita la Innovación: El conocimiento de las Capacidades internas puede inspirar la innovación al identificar áreas donde la organización puede ampliar o adaptar sus habilidades para responder a las cambiantes demandas del mercado.
Comunicación Interna y Externa: Sirve como una herramienta de comunicación valiosa tanto internamente para los colaboradores como externamente para las partes interesadas, ayudando a todos a comprender mejor la estrategia y los activos de la organización.
Gestión de Riesgos: Al conocer sus Capacidades, una organización puede anticipar mejor los riesgos y prepararse para abordarlos de manera proactiva.
Adaptabilidad: El Mapa de Capacidades es una herramienta dinámica que puede actualizarse a medida que evoluciona la estrategia de la organización, lo que permite una mayor adaptabilidad a los cambios del entorno empresarial.
¿Quiénes tienen la Responsabilidad sobre el Mapa de Capacidades?
La responsabilidad sobre el Mapa de Capacidades suele recaer en varios niveles de la organización, ya que implica una colaboración interdepartamental y una comprensión holística de las habilidades y recursos clave. A continuación, se detallan las principales partes interesadas y sus responsabilidades en relación con el Mapa de Capacidades:
Alta Dirección: La alta dirección, como el CEO, el Gerente General o los Gerentes de 1ª Línea, tienen la responsabilidad de establecer la visión estratégica de la organización. Son los responsables de definir los objetivos comerciales y asegurarse de que el Mapa de Capacidades esté alineado con esa visión. También pueden tomar decisiones cruciales sobre la asignación de recursos para el desarrollo de Capacidades clave.
Departamento de Recursos Humanos: El equipo de Recursos Humanos desempeña un papel importante en la identificación y el desarrollo de Capacidades en los colaboradores de la organización. Esto incluye la planificación de la fuerza laboral, la capacitación y el desarrollo de habilidades, y la gestión del talento para garantizar que la organización cuente con las habilidades necesarias.
Gerencias Funcionales: Los líderes de los diferentes Gerencias, como ser: ventas, marketing, operaciones, tecnología informática entre otros, son responsables de identificar las Capacidades específicas que son críticas para sus áreas respectivas. Deben colaborar en la creación y el mantenimiento del Mapa de Capacidades.
Gerentes de Proyectos y Programas: Ellos pueden utilizar el Mapa de Capacidades para garantizar que tienen los colaboradores adecuados con las habilidades necesarias para llevar a cabo proyectos específicos. Esto ayuda a garantizar la ejecución exitosa de iniciativas estratégicas.
Especialistas en Desarrollo de Capacidades: Algunas organizaciones tienen roles dedicados, como Directores de Desarrollo de Capacidades o Gerentes de Desarrollo de Talento, que están a cargo de identificar, desarrollar y mantener las capacidades clave de la organización.
Analistas de Datos y Tecnología de la Información: En el proceso de creación y actualización del Mapa de Capacidades, los profesionales de datos y tecnología pueden desempeñar un papel crucial al recopilar y analizar información relevante sobre las Capacidades actuales y futuras.
Consultores Externos: En algunos casos, las organizaciones pueden recurrir a consultores externos con experiencia en mapeo de Capacidades para facilitar el proceso y aportar una perspectiva objetiva.
En última instancia, la responsabilidad sobre el Mapa de Capacidades es compartida y requiere colaboración entre varios departamentos y niveles de la organización. Es esencial que la alta dirección establezca la visión estratégica y respalde la iniciativa, mientras que los gerencias funcionales y los equipos de Recursos Humanos trabajan en conjunto para identificar, desarrollar y mantener las capacidades necesarias para alcanzar los objetivos estratégicos.
Conclusión
La utilización del Mapa de Capacidades ha sido muy util en mi experiencia como consultor en Gestión Informática. Los resultados obtenidos han demostrado que esta herramienta es altamente efectiva para alinear a todos los gerentes principales en cuanto a las tareas y objetivos a seguir.
Esto, a su vez, ha simplificado significativamente el trabajo de los colaboradores, permitiéndoles enfocarse en sus responsabilidades de manera más efectiva.
Además, el Mapa de Capacidades ha facilitado la identificación de los procesos de negocios clave, lo que ha sido de gran utilidad en la generación de una licitación para reemplazar el sistema ERP existente.
En resumen, esta herramienta ha demostrado ser crucial para mejorar la coordinación y eficiencia en la Gestión Informática, generando un claro valor agregado a nuestros proyectos.
Referencias
[2] OpenAI. (2023). ChatGPT (May 24 version) [Large language model]. https://chat.openai.com/chat