Este artículo es la continuación de PMO – Oficina de Proyectos (Parte 1 /2), que trata sobre las definiciones, tipos y beneficios de una PMO. Ahora se trata sobre los líderes, el posicionamiento en la estructura organizacional y la implementación de la PMO.
PMO y el Gerente de Proyecto
El rol de Gerente de Proyecto / Jefe de Proyecto / Project Manager (PM) surge cuando se establece toda la planificación importante, como ser: el costo, el cronograma y el alcance del proyecto. Ejecuta el proyecto dentro de los parámetros ya definidos y trabaja a nivel individual.
La Oficina de Gestión de Proyectos es un equipo de recursos que son responsables de la planificación, el soporte, los procesos (del proyecto), la gestión de riesgos, las métricas, los estándares, la interdependencia de los proyectos, etc. Aseguran que todos los plazos se cumplan a tiempo por medio de la utilización artefactos (planillas, informes, presentaciones. aplicaciones, etc.) que transparentan la información y por el cumplimiento de los procedimientos, que aseguran hacer lo necesario y correcto. La PMO trabaja en el nivel organizacional.
Diferencia entre PM y PMO: La responsabilidad de PMO es garantizar que todos los recursos que se comparten en múltiples proyectos se utilicen de manera eficiente, mientras que la responsabilidad de PM es gestionar la ejecución de un proyectos y manejar los recursos que le son asignados [3].
PMO y TI
Hoy en día, muchas organizaciones cuentan con dos oficinas de Gestión de Proyectos distintas: una para su negocio general y otra para el departamento de TI que ayuda a respaldar el negocio [1].
A primera vista, mantener dos Oficinas de Gestión de Proyectos puede parecer una duplicación ineficiente de recursos. Sin embargo, la realidad muestra que beneficia tanto al área de TI como al negocio, porque permite que cada grupo adapte su personal y prácticas de PMO para enfrentar su propio conjunto único de desafíos.
Gestión de Proyectos del Negocio
Una PMO del Negocio tiene la tarea de brindar soporte a múltiples gerencias, departamentos o unidades del negocio, administrando proyectos para todos, desde el desarrollo de productos hasta campañas de marketing, y cambios en la política de recursos humanos. A menudo, la PMO administrará solo los proyectos e iniciativas más grandes de una empresa, dejando que los proyectos más pequeños sean administrados por los departamentos responsables de hacer el trabajo. Los cronogramas, los procesos y la composición del equipo del proyecto suelen ser muy diversos en una PMO del Negocio, por lo que los proyectos a menudo requieren más tiempo en las etapas de planificación.
Dada la enorme variedad de tipos de proyectos y entregables, los gerentes de proyectos en una PMO del Negocio a menudo son gerentes de proyectos «puros», o profesionales que tienen una base sólida de habilidades de PM y pueden aplicar esas habilidades incluso en áreas donde pueden no tener experiencia. pericia en la materia.
Gestión de Proyectos TI
Un Área o Gerencia de TI moderna generalmente se enfrenta a demandas constantes de nuevo software, implementaciones más rápidas, actualización de infraestructura, y soporte más eficiente. A medida que estas demandas se vuelven más numerosas y urgentes, se espera que los departamentos de TI logren sus objetivos sin grandes aumentos de personal o recursos.
Para enfrentar este desafío, una PMO de TI debe ser flexible, altamente organizada y equipada con las mejores herramientas posibles. A diferencia de una PMO comercial, una PMO de TI generalmente administra todos los proyectos que son responsabilidad del área, sin importar cuán pequeños sean. Una PMO de TI también suele emplear gerentes de proyecto que tienen al menos algo de experiencia de primera mano en el desarrollo o la implementación de software o en la operación. A medida que el software se vuelve crítico para más y más funciones del negocio se genera una mayor demanda al Área TI, provocando que la PMO de TI se encuentra, a menudo, manejando un mayor volumen de proyectos que el resto de las gerencias de una organización combinadas.
Implementación
La creación de una PMO es recomendable organizarla en cuatro fases:
Análisis del estado actual de la Gestión de Proyectos.
Preparación y especificación.
Implementación de la PMO.
Operación a régimen de la PMO.
Fases de la Implementación de la PMO
Además de estos cuatro fases, ayuda tener un buen programa de Gestión del Cambio para interactuar con las personas afectadas. Esto se debe a que la mayoría de las personas, al menos inicialmente, se muestran escépticas acerca de los cambios propuestos. Así que es necesario prepararse para enfrentar la resistencia a al proyecto una y otra vez. Se deberá convencer a estas personas / partes interesadas.
El apoyo visible de la alta dirección es esencial, así que asegurar de tenerlo. A menudo ayuda a convencer a las otras partes interesadas [5].
Desde el principio, recopilar pruebas para establecer que la PMO está teniendo un efecto positivo en los proyectos. Esta evidencia ayudará a contrarrestar cualquier posible crítica.
Fase 1: Análisis del Estado Actual de la Gestión de Proyectos
La primera fase para establecer una PMO es analizar la situación actual. Identificar los métodos, procesos y herramientas de PM utilizados hasta ahora. Examinar los proyectos actuales más importantes en busca de debilidades. En otras palabras, documentar y analizar el As-Is de la Gestión de Proyectos.
Fase 2: Preparación y Especificación
La siguiente fase consiste en desarrollar el concepto. Aquí define el trabajo de la PMO, su posición en la jerarquía y sus competencias. La PMO debe tener una definición clara de su mandato, gobernanza, procesos, y los servicios que se espera que brinde.
El alcance de los servicios suele ser amplio y las expectativas de las partes interesadas altas.
Fase 3: Implementación de la PMO
Esta es la fase para el establecimiento de la PMO, donde el personal de la PMO recibe su capacitación final y se le ayuda a prepararse para sus funciones.
Seleccionar un colaborador senior para dirigir la PMO. Elegir a alguien con buenas habilidades organizativas y muchos años de experiencia en gestión de proyectos. Verificar que esta persona también tenga las habilidades interpersonales realmente adecuadas para el liderazgo de equipos.
Paso 4: Operación a Régimen de la PMO
Después de establecer una PMO, se convierte en parte de las operaciones normales. Si la PMO fue implementada por una firma de consultoría externa, ahora es el momento de transferir la responsabilidad a los colaboradores de la empresa.
Para comprobar el efectivo funcionamiento es fundamental que los ejecutivos de primera línea estén recibiendo los informes de control de avance de los proyectos, y también puede ser conveniente establecer una práctica de medición de cumplimiento de los procesos de la PMO.
Otra forma de comprobar el nivel de desarrollo de la PMO es si es capaz de producir la información que muestra el tablero de control de la figura.
Panel de Control de una PMO Madura
Conclusión
Para establecer una PMO exitosa es necesario considerar los elementos siguientes:
Análisis honesto de la situación actual de la Gestión de Proyectos.
Diferenciación clara entre el trabajo del proyecto y las operaciones generales.
Definición precisa de las funciones y objetivos de la PMO.
Una hoja de ruta para implementar paulatinamente, y generar la experiencia interna.
Comunicación de la misión de la PMO a toda lo organización.
Uso de la Gestión del Cambio desde el principio.
Apoyo visible –patrocinio– de la alta dirección.