Dentro del entramado empresarial y las actividades operativas, se manejan tres conceptos fundamentales que son claves para entender cómo se llevan a cabo las tareas y procesos: Proceso, Procedimiento e Instrucciones de Trabajo.
Un Proceso de Negocio constituye una secuencia estructurada de pasos interconectados que tienen como objetivo generar un valor concreto para los clientes. En contraste, un Procedimiento es un conjunto ordenado de actividades específicas que detalla cómo se debe ejecutar una tarea operativa dentro de un Proceso más amplio. Por último, las Instrucciones de Trabajo representan el nivel más detallado de documentación, ofreciendo información precisa y secuenciada sobre cómo llevar a cabo una tarea específica dentro de un Procedimiento.
Estos elementos son esenciales para la consistencia, eficiencia y calidad en la ejecución de las labores dentro de una organización. A continuación, se explorarán detalladamente estos conceptos, su función y su importancia en diversos contextos, destacando su papel fundamental en la estandarización y mejora continua de las operaciones empresariales.
Proceso
Un Proceso de Negocio es una serie ordenada de actividades o tareas que se ejecutan dentro de una organización con el fin de producir un resultado que genera valor para los clientes.
En términos más específicos, podemos definir un Proceso de Negocio de la siguiente manera:
Es una secuencia lógica de pasos que se realizan para crear un producto o servicio que satisfaga las necesidades de un cliente.
Implica la participación y coordinación de personas, máquinas, sistemas y demás recursos de una empresa.
Tiene claramente identificados sus insumos (entrada de datos, recursos, etc.), actividades (tareas específicas) y productos/salidas (resultado que genera valor).
Está diseñado para ser repetible, consistente y alcanzar los objetivos estratégicos de calidad, costos y plazos de la organización.
Puede estar vinculado y formar parte de procesos mayores dentro de la cadena de valor de la empresa.
Se monitorea y mejora continuamente para brindar mayor valor a los clientes de manera eficiente.
Aquí hay algunos ejemplos de Procesos de Negocio:
El proceso de venta de un producto o servicio.
El proceso de fabricación de un producto.
El proceso de atención al cliente.
El proceso de reclutamiento y selección de colaboradores.
El proceso de planificación financiera.
Los Procesos de Negocio pueden ser simples o complejos, y pueden variar en tamaño y alcance. Pueden ser internos o externos, y pueden involucrar a una o varias personas o gerencias o departamentos.
En resumen, los Procesos de Negocio son la forma en que una organización opera internamente para satisfacer las necesidades del mercado de manera rentable y sostenible en el tiempo. Su gestión y mejora es un factor clave para el éxito empresarial.
Procedimiento
Un Procedimiento es el conjunto ordenado de actividades o instrucciones necesarias para llevar a cabo una tarea operativa específica dentro de un proceso de negocio. En términos más precisos:
Establece el modo como se deben realizar determinadas actividades de forma secuencial, paso a paso.
Describe concretamente quién, qué, cuándo, cómo y con qué recursos se deben hacer las cosas.
Incluye detalles como responsables, plazos, entradas, salidas y normas de calidad a cumplir.
Se centra en una tarea puntual que forma parte de un proceso más amplio de la organización.
Busca estandarizar el desempeño de funciones para homogeneizar resultados.
Se documenta de manera clara y precisa para ser replicado por cualquier persona.
Puede ser gráfico, en forma de texto o flujogramas de actividades.
Se actualiza ante cambios en la forma de operar para mantener su vigencia.
Los Procedimientos son importantes porque ayudan a garantizar que las tareas se realicen de manera consistente y eficiente. También pueden ayudar a evitar errores y confusiones.
Aquí hay algunos ejemplos de procedimientos:
La receta de una comida.
Las instrucciones para armar un mueble.
El paso a paso para solicitar un préstamo.
La guía de usuario de un dispositivo electrónico.
Para el público en general, los Procedimientos son importantes porque nos ayudan a entender cómo funcionan las cosas. Por ejemplo, al leer una receta, podemos aprender cómo preparar una comida. Al seguir las instrucciones para armar un mueble, podemos armar el mueble sin problemas.
En el contexto de la administración pública, un Procedimiento Administrativo es un conjunto de trámites que deben seguirse para realizar una solicitud o trámite ante una entidad pública. Estos trámites suelen estar regulados por una ley o reglamento.
Por ejemplo, el Procedimiento para solicitar una licencia de conducir, el Procedimiento para solicitar una pensión o el Procedimiento para solicitar un permiso de construcción.
El término Procedimiento se usa ampliamente para definir una serie de pasos que se toman para lograr un resultado consistente. Otro término comúnmente utilizado para referirse a los Procedimientos es SOP (Standard Operation Procedure).
En resumen, un Procedimiento es el modo estandarizado especificado por una empresa para ejecutar determinadas tareas elementales en pos de lograr un proceso de negocio global de manera uniforme y controlada. Su seguimiento permite mejorar procesos y operaciones.
Instrucciones de Trabajo
Las Instrucciones de Trabajo son documentos que describen de manera clara y precisa la forma correcta de realizar ciertas tareas que pueden causar inconvenientes o daños si no se realizan de la manera establecida.
Las Instrucciones de Trabajo están enfocadas principalmente a explicar cómo se va a realizar una determinada tarea, y son obligatorias. Las instrucciones de trabajo se utilizan para describir una operación específica, generalmente asociada con un trabajo.
Las Instrucciones de Trabajo son el nivel más detallado de documentación de un Proceso. Pueden definirse como:
Un documento que describe de forma precisa y secuenciada las acciones concretas que debe realizar una persona para ejecutar una tarea específica dentro de un procedimiento.
Proporciona información puntual sobre cada paso a seguir, incluyendo herramientas o recursos necesarios.
Está destinado generalmente a operadores, ejecutantes u operarios encargados de tareas manuales o con equipos.
Busca eliminar cualquier duda sobre cómo llevar a cabo la tarea para que quede perfectamente clara su ejecución.
Precisa tiempos, controles sobre parámetros técnicos o de calidad que deben respetarse.
Agrega imágenes, fotos, ilustraciones que faciliten la comprensión de cada acción indicada.
Promueve la consistencia y replicabilidad del trabajo en distintos turnos o por diferentes personas.
Se actualiza ante cambios en equipos, materiales o forma de operar para dar siempre las instrucciones vigentes.
En resumen, las instrucciones de trabajo garantizan que una tarea se desempeñe de manera uniforme siguiendo los más altos estándares, al detallar con total precisión cómo realizar cada paso que la compone.
Tabla Comparativa
Proceso | Procedimiento | Instrucciones Trabajo |
Flujo de una secuencia de actividades que transforman los elementos de entrada en un resultado. | Forma específica de generar la salida del Proceso. | Describe los pasos necesarios para ejecutar una tarea. |
Qué hacemos, quién lo hace, dónde se ejecuta, cuándo ocurre. | Cómo el trabajo debe realizarse y por qué. | Cómo completar una tarea específica de un Proceso con instrucciones muy detalladas. |
Orquestación del trabajo. | Método mandatorio. | Guía mandatoria. |
Puede responder a ninguno, uno o a varios Procedimientos. | Puede tener ninguna, una o varias Instrucciones de Trabajo. | Se focaliza en las instrucciones para una Tarea. |
Transversal a distintas áreas del Negocio y/o TI. | Aplica en varias áreas de Negocio o de TI o en una sola. | Sólo para un área de Negocio o de TI. |
Participa más de un rol. | Participa más de un rol. | Participa sólo un rol. |
Encapsula Actividades. | Explica cómo hacer, pero no entrega el detalle para la ejecución. | Describe todos los detalles para todos los pasos necesarios para hacer una Tarea. |
Provee el modelo del flujo de trabajo en un diagrama BPMN o similar. | Documenta con narrativa e imágenes,usualmente en la forma de casos de uso y diagramas de flujo. | Documenta con el máximo detalle las instrucciones de cada uno Paso, necesario completar la ejecución de una Tarea. |
Referencias
Este contenido se generó utilizando información de Wikipedia, ChatGPT, Bard y Poe.