Puede parece extemporáneo plantear el downsizing de un ERP —sustituirlo por una más pequeño y de menor costo– pero, en lo tiempos que corren la economía mundial y la de Chile están sufriendo serios embates que se manifiestan en una mayor inflación y en tasas de interés más altas, situación que tiene un efecto directo en las empresas y, en particular, en sus Área TI. Esto lleva a la necesidad de reducir costos y, simultáneamente, a hacer más con menos.
Dicho lo anterior no resulta descabellado plantearse el downsizing del ERP de la empresa sea por razones económicas y/o porque es indispensable hacer un proyecto de actualización, y esto necesariamente implica generar un Caso de Negocio, para el cual incluyo a continuación algunos elementos que ayudarán a su generación.
Situación Económica
Desde el año 2019, con el inicio de la pandemia, la situación económica mundial ha sufrido un gran deterioro. En las principales economías del mundo se presentan síntomas similares: alta inflación, tasas de interés al alza, bajo crecimiento. Cadenas de suministro funcionando en niveles regulares a malos, ya sea por el COVID o por la guerra en Europa [1].
Chile no está ajeno a estos problemas. La inflación del mes de marzo 2022 ascendió a un 1,9%, mucho más que lo estimado y generando una proyección de inflación 2022 del 9,4%. Por otra parte, las estimaciones de organismos internacionales indican un crecimiento estimado del PGB de un 1,8%, lejos de crecimientos considerados «regulares» en años pasados, cuando las tasas de crecimiento eran de un 4 – 4,5%. Si hablamos de la tasa de interés, o sea, el costo del dinero, nos encontramos que ante sucesivas medidas del Banco Central de Chile, la tasa de política monetaria promedio a abril 2022 está en un 7%. En abril 2021, esa misma tasa era de un 0,5%. Es evidente que el dinero cuesta más, y las empresas y personas naturales deben entregar más de su renta para pagar un préstamo que antes. El dólar estadounidense, moneda usada para pagar prácticamente todo lo que se compra en el mercado internacional, también ha tenido una escalada importante, requiriéndose CLP 806,73 para pagar un (1) US$. Hace un año a la misma fecha, esta relación era de CLP 711,23 por dólar, un incremento de más de 13% en un año. Otro factor local de Chile, es que el proceso político y social ha generado percepciones de riesgo mayores en el sector empresarial, lo que ha ralentizado la inversión, y por lo tanto, ha impactado negativamente en el crecimiento.
Sobredimensionamiento
Es sabido que la industria del software año a año presenta nuevas versiones de sus productos que mejoran su funcionalidad, luego si una empresa seleccionó su ERP hace más de 10 años los productos no tenían el desarrollo actual, y se puede decir que los ERP para empresas medianas tenían, en aquel entonces, un espectro funcional muy distante de los ERP para empresas grandes, y por tanto para cubrir los requerimientos de las empresas grandes chilenas se eligió el ERP para empresas grandes, entendiendo que la empresa grande chilena no es lo mismo que la de EE.UU. o de la UE.
De este modo se puede decir que si se analiza el requerimiento de las empresas grandes chilenas en 2022 es necesario considerar los ERP para empresas tamaño medio de USA y la UE, a estos ERP también se les califica como Tier 2, teniendo en cuenta que a la fecha tienen una funcionalidad aumentada respecto a sus versiones de hace 10 años, y que por tanto resulta importante incluirlos en el análisis, en particular cuando hoy muchas empresas están ante la obligación de actualizar sus ERP.
Pyme en Chile vs PYME en US y UE
La calificación de una empresa para utilizar un ERP, por lo general, se basa en el monto de sus ingresos anuales –revenue–. Es común escuchar la frase “Esta es un empresa grande por tanto necesita SAP”. Pero ¿qué es una empresa grande? ¿una empresa grande chilena es lo mismo que una empresa grande norteamericana, europea o asiática?
PYME en Chile
“PYME es una abreviación de “Pequeña y Mediana Empresa”, y de acuerdo a la definición proporcionada por el Ministerio de Economía de Chile son aquellas que tienen ventas anuales entre 2.400 UF y 100.000 UF al año” [2]. Aproximadamente entre US$100.000 y US$4.000.000.
PYME en EE.UU.
En los EE. UU., la Administración de Pequeñas Empresas (SBA) clasifica a las pequeñas empresas según su estructura de propiedad, número de empleados, ganancias e industria. Por ejemplo, en el sector manufacturero, una PYME es una empresa con 500 empleados o menos. Por el contrario, las empresas que extraen mineral de cobre y mineral de níquel pueden tener hasta 1.500 empleados y seguir siendo identificadas como PYME. Al igual que la UE, EE. UU. clasifica claramente a las empresas con menos de 10 empleados como pequeñas oficinas / oficinas en el hogar (SOHO) [3].
El segundo atributo utilizado para definir el mercado de las PYME en EE. UU. son los ingresos anuales: las pequeñas empresas generalmente se definen como organizaciones con menos de US$50 millones en ingresos anuales. La mediana empresa se define como organizaciones que tienen ingresos anuales por más de US$50 millones, pero menos de US$1 mil millones [4].
PYME en la UE
La UE califica a las empresas micro, pequeñas y medianas de acuerdo con los parámetros siguientes [5]:
Comparación
Comparando las definiciones para la empresa de tamaño medio se tiene:
De esta tabla se desprende claramente que el tamaño de una PYME depende de la definición de cada país, y que la definición chilena, en cuanto a montos de facturación, está muy por debajo de las definiciones de USA y de la UE. Por consiguiente, la definición de empresa grande en Chile cae en el rango medio de USA y de la UE. Estas definición es necesario tenerla presente cuando se ocupa el criterio de tamaño para seleccionar el ERP adecuado para una empresa.
ERP Tier / Nivel
Las definiciones de los niveles —tier– de proveedores de software ERP se han basado tradicionalmente en el tamaño del cliente y en factores financieros. La definición de los niveles de tecnología varía ligeramente de una fuente a otra, pero la lista corta de proveedores de ERP Tier 1 generalmente es bastante fácil de identificar. Los proveedores de Tier 1 son los «grandes» de la industria, los que tienen los nombres más familiares en el software empresarial, a saber: SAP, Oracle y Microsoft [6].
La razón principal por la que SAP y Oracle son conocidos en el mundo como proveedores Tier 1 es porque atienden a grandes clientes de «Nivel 1»; con grandes ingresos, operaciones globales y grandes capitalizaciones de mercado, entre otros criterios financieros.
Las divisiones de nivel se han correlacionado tradicionalmente con el tamaño del cliente, y la forma en que sucedió hasta hace poco es que los proveedores de Tier 1 generalmente atienden a grandes empresas globales, los proveedores de Tier 2 atienden principalmente a empresas del mercado medio y los proveedores de Tier 3 generalmente atienden a empresas más pequeñas que las medianas. Entendiendo que las definiciones, para esto efectos, de empresa: pequeña, mediana o grande corresponden a la las de EE. UU. y la UE.
Impacto
Hace 10 años, era inaudito que un ERP Tier 2 realizara una gestión de bodegas competente y una previsión de inventario justo a tiempo o bajo demanda, pero ahora es un lugar común. Por lo tanto, las empresas que han implementado su sistema de Tier 1 hace más de una década se sorprenderán cuando vean la funcionalidad de ERP Tier 2 [7].
El cambio de ERP Tier 1 a Tier 2 presenta algunos desafíos como ser:
Escepticismo de lo Ejecutivos. El argumento “no cambiemos lo que funciona” estará presente, el cual se debe abordar desde la Capacidades del Negocio, y como estás se soportan en el ERP.
Resistencia del Usuario Final. Pueden haber usuarios que teman la reducción y que puedan oponerse o dificultar la implementación del nuevo sistema.
Desajuste Cultural. Es posible que haya una discrepancia entre el nuevo sistema ERP reducido y la «cultura de la información» de su organización. Ambas situaciones se pueden superar comunicando de cerca sus objetivos y su cronograma a su personal de apoyo, involucrándolos en el proceso de evaluación y desarrollando una declaración de misión detallada para el proyecto. Esto es particularmente visible si el Área TI tiene Consultores expertos en su ERP.
Personalizaciones. Los sistemas Tier 1 son conocidos por tener una enorme cantidad de personalizaciones (programas Z en SAP). Si un producto Tier 2 está reemplazando al sistema existente, es posible que se necesiten modificaciones de programación o personalizaciones de algún tipo para replicar algunas de las funciones más importantes del módulo de gama alta. Si no se prefieren las personalizaciones, es posible que la organización deba realizar cambios pequeños pero importantes en la forma en que hace negocios. Las personalizaciones de Tier 2 pueden ser en forma de modificaciones de programación, personalizaciones simples de la interfaz de usuario o en forma de informes personalizados utilizando el generador de informes suministrado con el sistema de Tier 2.
Hoja de Ruta
Es sumamente importante realizar una evaluación exhaustiva para determinar si los sistemas candidatos son capaces de manejar todas o la mayoría de sus necesidades críticas. Esta metodología es similar a cualquier evaluación de software ERP estándar, pero teniendo en cuenta las necesidades especiales de una empresa que se está reduciendo:
Revisión de los Procesos de Negocio. Antes de hacer nada, realice una revisión y un análisis exhaustivo de sus procesos de negocio. Su sistema ERP es una extensión de sus procesos de negocio, y debe documentarlos antes de evaluar cualquier paquete ERP Tier 2 (esto también es recomendable y necesario si va por una actualización). Cubra cualquier punto débil y enumere las fortalezas y debilidades de su sistema existente. Tenga cuidado de incluir todas las áreas de su negocio en las que se necesitaron personalizaciones para adaptarse a sus procesos. Esto formará la base de la discusión que tendrá con sus posibles proveedores. Si es posible aproveche la ocasión para completar el Mapa de Capacidades de Negocios, el Levantamiento de todos los Procesos con sus correspondientes Subprocesos, y la lista de Integraciones.
Infraestructura de Hardware / TI. Incluya sus estándares de hardware e infraestructura de TI en su evaluación. Aunque el software reducido probablemente se ejecutará en su sistema existente, muchos sistemas Tier 1 se ejecutan en dispositivos y sistemas operativos patentados. Debe comprender completamente si el sistema reducido es compatible con su entorno de TI actual. También debe determinar si el sistema reducido es compatible con los estándares internos de su director de TI o CIO y, de no ser así, si existe flexibilidad se podrán establecer cambios en función de la necesidad de reducir costos, como por ejemplo operar en la Nube.
Costo Total de Propiedad. Determine el costo total de propiedad (TCO) de los sistemas candidatos. Algunos representantes de ventas de software ERP están interesados en minimizar los costos asociados con su software. Asegúrese de descubrir cualquier costo oculto, incluidos los costos de implementación y capacitación, los costos de conversión de datos, los costos de las personalizaciones e integraciones, las tarifas anuales de mantenimiento de software, los costos de actualización de hardware asociados, capacitación, gestión del cambio, etc. Esta información puede cambiar drásticamente su ROI y puede ser una razón convincente para reducir el tamaño. Siempre debe solicitar una tarifa fija por los servicios de implementación. Es sumamente importante realizar una evaluación detallada para determinar si los sistemas candidatos son capaces de manejar todas o la mayoría de sus necesidades críticas.
El SOW –Statement Of Work– debe incluir:
La identificación y descripción de todas sus necesidades corrientes, especiales, y de sus dolores.
Un desglose detallado de los servicios de personalización (desarrollos Z) y de las integraciones.
Un cronograma del proyecto que incluye el impacto en los recursos de su propio personal.
Una descripción del proceso de prueba.
Una estimación de la servicios de conversión de datos.
Un plan para la capacitación de los usuarios y plan de soporte para la puesta en marcha.
Si se trata un conglomerado —Holding— deberá evaluar la funcionalidad requerida para el ERP para cada una de las empresas que lo conforman. Siendo la que requiere más funcionalidad la que determina los criterios de selección.
Evalúe Múltiples Opciones. Existen muchos paquetes de ERP Tier 2 y Tier 3, cada uno con ventajas y limitaciones distintas, y a la vez un mismo producto puede ser implementado por distintas Consultoras.
Involucre a su Personal. Es sumamente importante que obtenga la aceptación de su personal antes de tomar una decisión final. Les está pidiendo que reduzcan el tamaño de su software ERP, lo que significa que pueden perder algunas funciones que, aunque no son de importancia crítica para sus operaciones, probablemente les hacían la vida un poco más fácil. Conviértalos en partes interesadas en el proceso de evaluación y pídales que participen en la creación de la declaración de la misión de su proyecto.
Conclusiones
La situación económica actual obliga a la reducción de costos y a hacer más con menos, esta circunstancia junto con la necesidad de actualizar el ERP genera la oportunidad de plantearse el cambio del ERP Tier 1 a uno Tier 2.
Muchas empresas chilenas “grandes” al medirlas con la definiciones de EE.UU y la UE corresponden a la categoría “mediana”, para las cuales resultan muy apropiados los ERP Tier 2.
Es indispensable generar un Caso de Negocios sólido, sea que respalde el mantenimiento del ERP Tier 1 o proponga sus sustitución por uno Tier 2.
Si, el ERP Tier 2 satisface los requerimientos funcionales de la(s) empresa(s), y su costo de implementación es menor que la actualización del ERP Tier 1, la decisión debiera inclinarse por un ERP Tier 2.
Referencias
[1] Informativo Artion Nº21, Abril, Claudio Escudero.