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  • Foto del escritorMario Saffirio

Optimización de Procesos de Negocios (y de TI)

La optimización de procesos de negocios es la práctica de mejorar la forma en que opera una empresa para aumentar la eficiencia y la productividad. Implica analizar los diversos pasos de un proceso e identificar áreas que se pueden mejorar, automatizar o simplificar para hacerlo más eficiente [1].

¿Por qué es importante la optimización de procesos de negocio?

Hay varios beneficios en la optimización de los procesos de negocio. Por un lado, puede reducir costos al eliminar pasos inútiles y reducir errores. También puede aumentar la productividad al facilitar que los colaboradores realicen sus tareas, reduciendo los cuellos de botella y los retrasos en el flujo de trabajo. Además, puede conducir a una mejor satisfacción del cliente al mejorar la calidad de los productos o servicios que se ofrecen.

Beneficios de la optimización de procesos de negocios

  1. Eficiencia mejorada: Ayuda a reducir los tiempos de ciclo, los costos y los errores, lo que conduce a una mayor eficiencia operativa.

  2. Mayor productividad: Al eliminar los cuellos de botella y reducir los tiempos de espera, se puede aumentar la productividad y la capacidad de producción o de prestación de servicios.

  3. Mejora de la calidad: Permite reducir los errores y mejorar la calidad del producto o servicio, lo que puede aumentar la satisfacción del cliente y mejorar la reputación de la empresa.

  4. Reducción de costos: Contribuye a reducir los costos operativos, lo que puede mejorar la rentabilidad de la empresa.

  5. Mayor agilidad: Posibilita a las empresas a ser más ágiles y responder mejor a los cambios en el mercado o en la demanda del cliente.

  6. Mejora de la colaboración y la comunicación: Fomenta la colaboración y la comunicación entre los equipos y departamentos, lo que puede mejorar la eficiencia y la eficacia general de la empresa.

¿Cómo Optimizar los Procesos de Negocio?

Existen muchos métodos para optimizar procesos de negocios, entre ellos: Kanban, PDSA, Process Minning, DMAIC, BPO, etc. [2] cuya información está disponible en la Web, aquí presentaré un método que es una síntesis de los elementos comunes de varias de estas metodología. En resumen, el método consiste en:

  1. Identificación. El primer paso para optimizar un proceso de negocio es identificar el proceso en sí. Esto se puede hacer diagramando los pasos involucrados en el proceso y entendiendo cómo se relacionan entre sí. Una vez que se ha identificado el proceso, es importante analizarlo para determinar dónde se pueden realizar mejoras. Esto puede implicar buscar áreas en las que se puedan eliminar o automatizar pasos, o en las que se puedan asignar mejores recursos.

  2. Involucramiento de los Colaboradores. También es importante involucrar a los colaboradores que ejecutan el proceso en los esfuerzos de optimización. Ellos son los que están más familiarizados con el proceso y pueden proporcionar información valiosa sobre cómo se puede mejorar. Al involucrarlos en el proceso, pueden hacerse cargo de los cambios y sentirse más comprometidos con el éxito de la empresa.

  3. Medir Resultados. Finalmente, es importante medir los resultados de los esfuerzos de optimización. Esto se puede hacer mediante el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo de ciclo, el rendimiento y las tasas de error. Mediante el seguimiento de estas métricas, la empresa puede determinar si los cambios realizados han tenido un impacto positivo en el proceso.

Best Practices / Mejores Prácticas

Cuando se está analizando la posibilidad de Optimizar un Proceso, casi siempre, surge la propuesta de aplicar Best Practices, al respecto incluyo el comentario siguiente:

«No hay mejores prácticas, solo prácticas que aplican mejor. La mayor parte de lo que se llama mejor práctica, no es más que una afirmación de algún erudito de la gestión empresarial sobre una práctica que funcionó para unas pocas empresas, que aplica y debería ser practicada por todas las organizaciones para mejorar su gestión. Nada más lejos de la realidad. No hay mejores prácticas, porque cada empresa tiene características únicas. Como tampoco puede haber un mejor traje para todos. En trajes, “mejor” significa cualquier talla, tela, corte y confección que te haga lucir mejor. Cuando se trata de procesos y prácticas, aplica lo mismo» [3].

Optimización de Procesos Tradicional

Es probable que haya escuchado que la optimización de los procesos (de Negocio y/o de TI) considera tres dimensiones: velocidad, calidad y costo.

Si desea que el proceso sea más rápido y económico, la calidad se verá afectada.


Si su objetivo es mejorar la calidad, tendrá que gastar más o ralentizar el proceso.


Dimensiones para una Optimización Efectiva


A los clientes les importa relativamente poco el proceso en sí. Se preocupan por los resultados, productos o servicios.

  1. Rendimiento. El rendimiento (también conocido como ancho de banda) mide la cantidad de producto que emerge del proceso en una unidad de tiempo determinada. El rendimiento, por otro lado, impulsa la eficiencia. Es uno de los factores que reducen los costos unitarios.

  2. Tiempo de Ciclo. El tiempo de ciclo (latencia para sus amigos de la red) mide el tiempo que se tarda en llegar desde el inicio de un proceso hasta su línea final. Por lo general, el tiempo del ciclo es lo que más les importa a sus clientes. Eso es lo que determina cuánto tiempo tienen que esperar para obtener lo que quieren.

  3. Overhead. El Overhead son los gastos generales: el costo de encender las luces. A veces, se pueden encontrar formas de reducirlos sin afectar los sistemas, sin reducir los beneficios. Los gastos generales son cualquier gasto incurrido para respaldar el negocio sin estar directamente relacionado con un producto o servicio específico.

  4. Costo Unitario. Los costos variables, también conocidos como costos unitarios, incrementales o marginales, son lo que se gasta para producir una pieza más o en la provisión de un servicio. A veces, también se pueden encontrar formas para reducirlos sin afectar los sistemas y sin tocar el beneficio. Los costos unitarios son sinónimos del costo de los bienes vendidos (COGS, su sigla en inglés).

  5. Calidad. Desde la perspectiva de cualquier proceso dado, «mejor» tiene un solo significado: es el cumplimiento de las especificaciones. Si su objetivo es mejorar un proceso, entonces mejorar la calidad del proceso significa que sus resultados cumplen más estrechamente con las especificaciones.

  6. Excelencia. La Excelencia consiste en aprender a resolver problemas y administrar el cambio, el desempeño y la cultura del lugar de trabajo para alinearse con las estrategias corporativas. Otra manera de definir Excelencia es para denominar el conjunto de cosas geniales incorporadas a los productos y servicios, y que contribuyen a establecer una diferencia competitiva.

Bucle para el Mejoramiento de Procesos

Algunos aspectos importantes para considerar [4]:

  1. Para optimizar el todo hay que sub-optimizar las partes.

  2. Modelar el proceso.

  3. Identificar los cuellos de botella.

  4. Establecer las políticas / reglas de negocio.

  5. Disponer de la cantidad adecuada de colaboradores.


Conclusión

En la medida que transcurre el tiempo los procesos de negocios pueden verse afectados por distintas razones: rotación de colaboradores, cambios tecnológicos, competencia, situación del mercado, etc. Esto lleva a considerar que es necesario estar frecuentemente observándolos, y nada mejor que establecer la práctica del Mejoramiento Continuo, que en sus Acciones de Mejoramiento puede incluir la Optimización.

Referencias

[3] «Keep the Joint Running: A Manifesto for 21ST Century Information Technology” – Lewis, Bob – Chapter 1.

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