La Oficina de Gestión de Proyectos – Project Management Office (PMO) es una estructura organizacional cuya función principal está relacionada con la ejecución de los proyectos, sea en sus etapas de análisis de factibilidad, planificación y ejecución. Esta función puede abarcar todos los proyectos de una organización o los específicos de un área.
Es importante tener presente que las empresas se organizan para atender sus requerimientos permanentes del día, lo que se conoce como la Operación; esto es, aquello que se repite en el tiempo con variaciones paulatinas. Por su parte los Proyectos son actividades temporales que atienden la creación o implementación de variados elementos como ser: productos, servicios, procesos de negocios, procesos industriales, construcción, campañas publicitarias, y cualquier cosa que se “hace” con un objetivo acotado en el tiempo, costo, y funcionalidad (alcance).
Luego la PMO es una estructura para atender sistemática y permanentemente los requerimientos temporales, que se vinculan con el desarrollo e innovación de los negocios. Para ello cuentan con personal asignado que se especializan en la Gestión de Proyectos, también este personal puede ser externo. Pero, es necesario considerar que cada proyecto requerirá, casi siempre, la participación de personal de la Operación, así la construcción de una nueva bodega deberá contar con la gente de Logística, la implementación de un software de las áreas que lo ocuparán, la incorporación de una nueva línea de producción de los ingenieros y técnicos de producción, mantenimiento y logística, y esto se repite para cada iniciativa.
Es importante tener presente que los proyectos por ser acotados en tiempo, costo y alcance precisan de una planificación y control exhaustivo para asegurar que, a pesar de los imponderables, se puedan cumplir sus objetivos en plazo, costo, funcionalidad y calidad.
La PMO tiene como fin apoyar la consecución de los objetivos de proyecto, que también se denominan el producto del proyecto.
En la segunda parte de este artículo se tratará sobre cómo implementar una PMO interna.
Funciones
Tradicionalmente, una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) es un grupo en organización responsable de proporcionar informes de gestión, establecer pautas y un marco de gobierno para los proyectos.
Pero en los últimos años, una PMO ha evolucionado y recorrido un largo camino. Ya no se limita a las funciones administrativas. Una PMO moderna puede convertirse potencialmente en un generador de valor y ser una parte vital de la rentabilidad empresarial [1]. Así sus funciones principales son:
Establecer la Estructura de Gobierno del Proyecto, la PMO establece un marco de gobernanza de proyectos para tener un enfoque estructurado para gobernar los proyectos. Involucra a varias partes interesadas como ser: miembros del equipo del proyecto, gerentes de proyectos, patrocinadores de proyectos, ejecutivos, usuarios, inversores, clientes, etc. Estas partes interesadas tienen funciones, responsabilidades y capacidades de toma de decisiones bien definidas.
Proporcionar Informes de Gestión, una de las responsabilidades principales de una PMO es centralizar la información y entregarla a las partes interesadas pertinentes. El fin es asegurar que la gerencia tome decisiones informadas y oportunas para el éxito del proyecto.
Priorizar Proyectos Según los Objetivos Estratégicos, establecer objetivos operativos y estratégicos es una parte fundamental de la planificación empresarial futura. Son clave para el éxito comercial a corto y largo plazo. Estos objetivos se logran con la ayuda de varios programas y carteras compuestas por proyectos –Portafolio.
Planificar y Programar Recursos Eficientemente, la planificación y programación de recursos es una de las responsabilidades más críticas de una PMO exitosa. Este proceso garantiza que los recursos correctos se asignen al proyecto correcto en el momento correcto.
Pronosticar y Habilitar la Planificación de la Capacidad de los Recursos, en un entorno empresarial que cambia dinámicamente, es fundamental que una PMO pronostique y obtenga una previsión en tiempo real de los recursos de los proyectos. Para que la PMO pueda tomar acciones correctivas con anticipación.
Optimizar y Automatizar Procesos y Flujos de Trabajo, como parte integral de la mejora del desempeño, PMO agiliza varios procesos y metodologías de gestión de proyectos.
Reutilizar el Aprendizaje y Conocimiento Logrados en los Proyectos, la PMO permite la eficiencia del equipo al facilitar la transferencia de conocimientos entre equipos de proyectos departamentales. Hace que los planes, las revisiones, las plantillas y la documentación del proyecto estén ampliamente disponibles para los miembros interesados, lo que ahorra tiempo y costos que, de lo contrario, se habrían reelaborado. En lugar de reinventar la rueda, los equipos de proyecto no solo pueden acortar su curva de aprendizaje, sino que también pueden hacer que despegue más trabajo a partir del conocimiento organizacional que se comparte.
Maximizar la Utilización de Recursos Estratégicos y Facturables, una PMO madura brinda apoyo de tutoría y entrenamiento a los gerentes de proyecto. El desarrollo de las competencias de un gerente de proyecto mejora su capacidad para liderar y administrar tanto la ejecución del proyecto como la dinámica del equipo.
Facilitar la Colaboración y la Comunicación en Equipo, es una responsabilidad crítica de una PMO garantizar que exista un marco eficiente para la colaboración y comunicación fluida entre los miembros del equipo de un proyecto.
Funciones de la PMO
Tipos de PMO
Hay tres tipos de PMO internas [2]. El tipo de PMO que elija depende de dónde se encuentra la empresa, qué tan desorganizados estén los proyectos y cuáles sean sus necesidades específicas.
PMO de Apoyo se enfoca en brindar capacitación, información y apoyo, sin ser demasiado prescriptiva. Las PMO de Apoyo a menudo proporcionarán sugerencias y estructuras para los proyectos, pero permitirán que cada gerente de proyecto decida si desea adoptar esas sugerencias o no.
PMO Controladora es más beneficiosa si necesita controlar los procesos y asegurarse de que todos los equipos marchan al mismo ritmo. A diferencia de una PMO de Apoyo, una PMO de Control estandarizará las pautas y esperará que los gerentes de proyecto sigan esas pautas de manera efectiva. Las PMO de Control también pueden revisar los proyectos para asegurarse de que cumplan con los requisitos.
PMO Directiva se hará cargo de los elementos de gestión del proyecto y coordinará la mayoría de los detalles de planificación del proyecto, como la asignación de recursos, la gestión de riesgos del proyecto y el alcance del proyecto. Debido a que la PMO está ejecutando de manera efectiva la mayoría de las iniciativas grandes, estas oficinas de gestión de proyectos tienden a contar con la mayor cantidad de personal.
Beneficios
1. Mejora la visibilidad
La visibilidad que permite a los líderes de la PMO predecir de forma transparente el riesgo de los resultados del proyecto puede ser la tarea más impactante que cumple la PMO. Una vez que la visibilidad existe hace que todos se alineen con los hechos en tiempo real, y es más probable que se alineen con los objetivos generales de la PMO [3].
2. Alineación estratégica top down en la PMO
La visibilidad de la cartera de proyectos es el primer paso para la alineación estratégica. Comprender todos los proyectos en ejecución y todas las solicitudes que le llegan. Luego comprender cuáles son los objetivos del negocio y qué proyectos respaldan esos objetivos. Alinear las prioridades de la cartera con los objetivos corporativos top down para ofrecer más valor a partir de sus selecciones de proyectos.
3. Alineación bottom up impulsada por la ejecución de los proyectos
Las prácticas de planificación prometerán valor, pero también se necesita una alineación bottom up para cumplir esa promesa. Conectar la estrategia con la ejecución no siempre es tan fácil como parece.
4. Entregar valor más allá de «a tiempo, dentro del presupuesto»
¿Cuáles son exactamente los indicadores de desempeño de la PMO estratégica si no es a tiempo y dentro del presupuesto? Obtener los entregables a tiempo puede ser lo máximo que espera por ahora, pero ¿cómo saber que se están ejecutando los proyectos correctos, de la manera correcta y con las personas adecuadas?
La mayoría de los gerentes de proyecto quedan atrapados administrando proyectos en función de su capacidad para entregarlos a tiempo y dentro del presupuesto; pero eso simplemente no es lo suficientemente bueno en el mercado competitivo de hoy. Cumplir los objetivos, orientarse a los resultados y cumplir con las expectativas de las partes interesadas superará los KPI tradicionales a largo plazo.
5. Promover el valor y la optimización a nivel de Portafolio
El valor e información a nivel de Portafolio, el conjunto de todos los proyectos en ejecución o por hacer, significa que se pueden detener fácilmente proyectos de bajo valor y dar prioridad a los con una valorización estratégica más alta. Los equipos de PMO deberán exhibir resultados estratégicamente significativos.
Conclusión
Para establecer una PMO exitosa es necesario considerar los elementos siguientes:
Análisis honesto de la situación actual de la Gestión de Proyectos.
Diferenciación clara entre el trabajo del proyecto y las operaciones generales.
Definición precisa de las funciones y objetivos de la PMO.
Una hoja de ruta para implementar paulatinamente, y generar la experiencia interna.
Comunicación de la misión de la PMO a toda lo organización.
Uso de la Gestión del Cambio desde el principio.
Apoyo visible –patrocinio– de la alta dirección.